ПАК «Электронный архив»

Программно-аппаратный комплекс «Электронный архив» предоставляет следующие основные возможности:

• Сканирование и преобразование документов в электронный вид в следующих форматах: JPEG, TIFF, PDF, форматы файлов MS Office, HTML и DjVu. Для структурированного хранения информации основным форматом определен DjVu, т.к. он обеспечивает наименьший объем представления тексто-графической информации и способен формировать многостраничные документы.
• Хранение электронной версии документа идентичной бумажному оригиналу с возможностью поиска и выборки конкретных документов по ключевым словам. Для обеспечения этих возможностей необходимо распознавание документа в символьный формат, поскольку успешное распознавание напрямую зависит от качества отсканированного документа, наличия артефактов, изломов и других искажений. Наличие средств защиты от подделки на бумажном носителе (микротекст, водяные линии, фольгированные полоски и эмблемы) может отрицательно сказываться на процессе распознавания и в этом случае будет необходимо дополнительное описание полей документа.
• Пополнение и выборка информации из архива с удаленных рабочих мест с использованием технологии «клиент-сервер» и веб-технологий. Функция клонирования архива целиком или его части, а также синхронизации двух архивов, позволяют осуществлять удалённую работу с архивом или его частью. Имеется возможность работы с архивом, расположенным на сменных носителях (флэш-диски, внешние жесткие диски).
• Добавление и работа с вычисляемыми полями. Применяется при необходимости выборки документов с определенным диапазоном значений, например дат, или номеров исходящих документов.
• Автоматическое определение типа документа по штриховому коду. Реализуется для обеспечения быстрого и однозначного расположения документа внутри архива.
• Подключаемые программные модули (картриджи) для расширения функций автоматической обработки документов в потоковом режиме. В зависимости от шаблонов и правил, которыми оперирует картридж, распознанные документы размещаются по соответствующим папкам (представлениям) в дереве архива. Картриджи создаются отдельно согласно видам хранимых документов и требованиям заказчика.

Программно-аппаратный комплекс «Электронный архив» разработки ФГУП «ЦентрИнформ» обладает следующими технологическими преимуществами:

Удобное индексирование
Благодаря встроенной технологии распознавания текста OCR (Optical Character Recognition) производится индексирование информации, по которой осуществляется быстрый поиск необходимых документов.

Универсальность
Пополнение архива из разных источников: сканированный документ, готовый файл MS Office, HTML, PDF или графический файл JPEG, TIFF, BMP.

Связь документов различных типов
Использование медиафайлов совместно с электронными копиями бумажных документов. Пользователь может задавать связи между документами для удобства навигации при их просмотре. Также для документов некоторых форматов возможно задание ссылки на другой документ, связанной с некоторой областью на странице. Например, ссылка на аудио-комментарий для уточнения фактического адреса организации.

Быстрый поиск
Полнотекстовый и графический поиск документов. Результат поиска отображается с выделением найденных фрагментов прямо на страницах документов всех поддерживаемых форматов, в том числе, и графических. Расширение результатов поиска осуществляется как на уровне документов, так и на уровне страниц документов.

Потоковый ввод документов
Для документов одного типа доступен потоковый ввод документов с автоматическим назначением свойств по шаблону. Для автоматизации процесса установки значений свойств при вводе типовых документов с фиксированным расположением полей (например, стандартных бланков) можно предложить задать шаблон страницы, на котором выделить прямоугольные области и связать с ними свойства. Гибкая настройка позволит сразу выделять нужные свойства (например, отправителя, город, адрес и т.п.), пополнять списочные типы свойств и т.п. на этапе ввода документа.

Защита информации
Встраиваемая ЭЦП, система разграничения прав доступа и ролей (администратор, оператор, пользователь).

Стоимость установки и подключения ПАК «Электронный архив» зависит от требований заказчика.

Чтобы подробнее узнать о программно-аппаратном комплексе «Электронный архив» или получить предварительное коммерческое предложение заполните форму ЗАКАЗАТЬ или свяжитесь с нами по телефону: (812) 380-00-20.

Пример комплексного решения

ПАК «Электронный архив» может использоваться в составе программных средств Модуля лицензирования РАИС «СКАЛА» для реализации следующих функций:

• Создание и ведение паспорта лицензиата на основе входящего пакета документов (заявление, документы о госрегистрации и учредительные документы организации, квитанция об оплате лицензионных сборов, свидетельство о постановке на налоговый учет и т.п.).
• Определение ключевых признаков и полей распознанных документов для автоматической классификации и рубрикации (название организации, ИНН и КПП, адрес, номер и дата выдачи лицензии, срок действия лицензии, печать организации, подпись руководителя).
• Добавление «своих» признаков для документов путем ввода дополнительных ключевых параметров: дата ввода, имя пользователя и т.п.
• Подготовка и добавление в паспорт лицензиата необходимых документов для выдачи или продления лицензии (например, для лицензии можно задать параметр, который будет принимать одно из четырех значений: действующая, приостановленная, отозванная или переоформленная).
• Ведение истории и быстрый поиск имеющихся документов лицензиатов, печать оригиналов документов.
• Предоставление удаленного доступа к архиву лицам, проводящим контрольные мероприятия в розничных точках с протоколированием.

Применяемое оборудование

Скорость обработки поступающей документации для пополнения архива напрямую зависит от производительности сканирующего устройства. Среди них различают несколько видов:

• ручные планшетные книжные сканеры формата А4;
• высокоскоростные одно и двусторонние сканеры формата А4 с автоподачей производительностью около 5000 листов в день;
• высокоскоростные двусторонние сканеры формата А3 с автоподачей производительностью около 13000 листов в день.

Образы страниц получаются со сканирующего устройства, посредством TWAIN-интерфейса. После сканирования производится распознавание текста одним из поддерживаемых OCR-модулей. В настоящий момент возможна поддержка следующих модулей, из которых пользователь может делать выбор:

• CuneiForm компании Cognitive: данное средство встроено в систему;
• MODI из состава MS Office 2005 и выше: при наличии установленного на компьютере MS Office с опцией Document Imaging.

Если TWAIN-устройство имеет возможность поточного сканирования из специального лотка, то многостраничный документ может формироваться и таким образом, в дополнение к возможности одиночного сканирования страниц. Дополнительно поддержаны устройства с интерфейсом WIA 1.0, WIA 2.0 (позволяет графическому программному обеспечению взаимодействовать с таким оборудованием, как сканеры, цифровые фотоаппараты и видеокамеры), а также некоторые специфические устройства (например, IP-камера).

ФГУП «ЦентрИнформ» поставляет широкий спектр офисного и промышленного оборудования для оцифровки печатных документов.